Consejos para incorporar un sistema de reservas en tu negocio

La importancia de organizarse durante la desescalada

En este post quiero explicar de qué manera uno puede incluir en su negocio un sistema de reservas sin complicarse demasiado. La idea es que sea rápido, económico y que facilite la vida a aquellos que deban lidiar con el desescalado del Covid-19.

Asumo que ciertos negocios tendrán su sistema de gestión de reservas, pero otros ni se habrán planteado la necesidad hasta ahora. Esto va para ellos.

Voy a hablar de algunos productos con nombres y apellidos, quede claro que no tengo ningún tipo de afiliación con ellos ni mucho menos recibo contraprestación.

Y por si alguno llega aquí sin cocerme, mi nombre es Pedro Jurado y soy un Consultant CTO afincado en Londres. Es decir, me dedico a asesorar a empresas sobre qué tecnología necesitan para llevar a cabo su actividad. Parte de este asesoramiento, incluye seleccionar diferentes herramientas que se adapten a sus necesidades. Así que, vamos al tema.

Para qué necesito ofrecer reservas

En este mes de Mayo que empieza en España, el gobierno ha decretado que aquellos comercios que estén autorizados a ejercer un servicio presencial, deberán tener medidas de higiene concretas y desarrollar su actividad bajo cita previa.

No hace falta construir un trasbordador espacial, ni trasmitir imagen de marca ni nada de lo habitual en el gremio. Lo importante ahora es integrar en el negocio una solución digital para facilitar las reservas y no perder clientes.

Es cierto que se puede hacer a la vieja usanza, por teléfono o acercándose a preguntar al local. Pero es innegable que las citas on-line ocupan menos tiempo al profesional, se canalizan ordenadamente y son más cómodas para el usuario. Para mi por lo menos.

Cómo elegir un sistema

Antes de revisar la tecnología, voy a tirar de mi experiencia como consultor para identificar las posibles necesidades básicas.

1. Debe permitir las reservas de tus clientes, pero también incluir otras manualmente. No te interesa tener una web y una agenda, si alguien reserva por teléfono, hay que entrar en la plataforma, consultar la disponibilidad y realizar la reserva tu mismo.
2. Debe tener varios interfaces (app y web). No creo que sea necesario montar ahora mismo una app específica para tus clientes, pero sí que al comercio le conviene tener una. Es la manera más cómoda de recibir notificaciones de nuevas reservas y gestionarlas rápidamente sin tener que acceder a un ordenador. No obstante, no hay que olvidarse de tener un buen panel de control web para poder organizarse cómodamente también.
3. Debe enviar notificaciones a unos y a otros. El comercio debe recibir por lo menos un e-mail (y una push si tiene app) y el cliente otro correo e incluso un sms. Esto es algo clave para que luego no haya sorpresas.
4. Debe tener un coste fijo. Hay plataformas que cobran comisión por cada reserva que te generan, pero suele ser porque llevan implícita la búsqueda de clientes para ti, como El Tenedor. En este caso lo que se necesita es encauzar el flujo de clientes. Buscarlos es otra guerra que ya llegará.
5. Debe ser sencilla de manejar, pero más aun de configurar. El objetivo es facilitar el trabajo que se hace en el negocio, por lo que debe ser una herramienta que no necesite apenas instalación y cuyo uso no sea más complicado que el del propio calendario el móvil
6. Debe estar ligado al negocio. Esto parece de perogrullo, pero usar un Google Forms o similar para ahorrarse el dinero puede ser una mala idea. Lo aconsejable es añadir un enlace al servicio de reservas en el menú de la misma página web. En el caso de no tener web, siempre se puede incluir la página de reservas en google maps. Si no tienes ni web ni apareces en google maps, quizás sea el momento de hacerlo.
7. Debe facilitar un servicio de atención al cliente para el negocio. ¿Qué ocurre si el sistema se cae o se pierde una reserva?. Se debe contar con una forma de contactar y solicitar soporte para no parar la maquinaria.

Qué sistema elegir

Como esto no se trata de una comparativa, sino de una pura recomendación, voy a limitar las opciones a dos formas muy diferentes de hacer las cosas

Integrando la gestión de reservas en el CMS

Un CMS, o Content Management System, es la forma sofisticada de referirse a sistemas como WordPress, WIX o Squarespace. Son “páginas” que te permiten crear tu sitio web.

Si uno es más o menos mañoso y tiene ciertos conocimiento, podrá instalar un plugin gratuito o de pago sin demasiados problemas. En una mañana se puede instalar el plugin, configurar los catálogos y publicar la nueva funcionalidad.

Si eres de los que pagaron por que le hicieran su web y usa un CMS, no debería de ser muy costoso contratar a alguien para que te instale un plugin y que te asista para la configuración. Creo que, tirando de la persona adecuada, se puede hacer esto por unos 200 o 300 euros sin demasiado problema.

Una simple búsqueda en internet sirve para encontrar decenas de opciones. Por ejemplo para WordPress está Booking Calendar, que lleva ahí desde que se inventó la RAM. No es lo más bonito del mundo pero cumple.

Pros de esta modalidad. Si eres medio mañoso te puede salir gratis, se integra directamente en tu web manteniendo la imagen de marca y no tiene coste de mantenimiento.

Contras de esta modalidad. Si no eres mañoso, necesitarás una inversión inicial. Si se rompe y no tienes a nadie que te dé soporte, se te corta el servicio. Es más difícil integrarlo con una app para el comercio.

Si os decidís por esta opción y no tenéis a nadie, os recomiendo usar Malt para encontrar desarrolladores WordPress. Yo he tratado con ellos mucho y estoy muy contento.

Usando el servicio de un tercero

Ya voy a ir adelantando que esta es mi opción favorita incluso teniendo página web; CMS o no.

En estas plataformas, al darte de alta te generan un URL (dirección web) pública específica para tu negocio. Esta página suele permitir un mínimo de personalización para incluir tu logo y algún aspecto visual que relacione al sistema de reservas con tu sitio.

De esta manera, tus clientes podrán entrar y hacer una reserva sin perder la sensación de que están en tu web. Luego, desde tu panel de control (o la app si la tiene) podrás gestionarlas al nivel que necesites. Aceptarlas, cancelarlas, modificarlas… lo que te dejen.

Integrarlas en tu web es tan sencillo como incluir un botón o enlace en el menú superior que te lleve a la nueva página en cuestión. Algunas, incluso se integran dentro de tu sitio a través de un iframe o similar.

Muchos de estos servicios te permiten gestionar cobros, aunque no creo que sea algo prioritario ahora mismo. Pero si lo hace, y lo hace bien, no hay mal que por bien no venga.

Si no tienes página web pero si estás en google maps (Google My business), puedes incluir esta URL en la sección de reservas. De hecho, google también te ofrece la opción de hacerlas por ti. De esto último tengo menos experiencia, así que poco más puedo decir.

Respecto a costes, he estado analizando varias opciones según lo que ofrecen. Entiendo que un negocio medio, en estas circunstancias, no tendrá mas de 20 o 25 reservas al día. Esto significa menos de 500 a 1000 al mes. Esto es importante porque casi todos los servicios utilizan ese número como rango para cambiar de precio.

Como decía al principio, no voy a hacer comparativa, si no indicar la opción que mas me ha gustado. Y creo que la más completa es https://simplybook.me/es. Por lo que he visto, tiene app para el administrador, admite pagos online (y presencial!), reserva desde redes sociales e integración de plugins varios. He de decir que el responsive de su propia web les falla un poco, pero bueno, me han caído bien y se les perdona. Creo que la mejor opción es la tarifa de 25€ si no se pasan de 500 reservas al mes (unas 20 al día). Permite todas las cosas importantes y tiene buena pinta.

Repito que no tengo ningún tipo de acuerdo ni interés en promocionar a estos señores más allá de creer que es una buena opción para quien necesite subirse a este carro rápidamente. Las hay más baratas, pero creo que por 25€ + IVA al mes, cumple más que de sobra.

Conclusión

Corren tiempos difíciles y ahora más que nunca debemos ayudarnos. Hay que encontrar el equilibro entre promover el consumo y mantener cierta cautela ante un mercado inestable como el Iridio. Si los comercios tienen que abrir con cita previa obligatoria, algunos van a arrancar con desventajas sobre otros que si disponen de estos recursos digitales.

Espero que este artículo sirva de guía inicial a quien esté pensando en implementar este servicio, pero si alguien se queda con alguna duda o quiere saber más, estaré encantado de que hagan una reserva en mi calendario personal para consultarme cualquier tipo de duda:

https://calendly.com/pedro-matebil

¡Ánimo y suerte! (de la buena)